Een factuur van € 4.800 die twee maanden blijft staan kost je niet € 4.800. Het kost je rente, de tijd die je in herinneringen stopt, de aandacht die je niet in werk stopt, en meestal ook een stuk van de relatie.
Het meeste te laat betalen is geen onwil. Het is een factuur die in de verkeerde mailbox belandde, een inkoopproces dat een PO-nummer wilde, iemand die op vakantie is, of een goedkeuring die bij een tweede persoon ligt. Daarom werkt een vast schema beter dan een boze mail op een willekeurig moment.
Wat je nodig hebt is een ritme dat vroeg begint, neutraal blijft tot dag zeven en daarna concreet wordt over gevolgen. Vijf momenten zijn genoeg.
Betalingstermijnen: wat je mag afspreken
In Nederland is de betalingstermijn tussen bedrijven wettelijk begrensd. Spreek je niets af, dan geldt 30 dagen na ontvangst van de factuur. Spreek je wel iets af, dan mag dat in principe tot maximaal 60 dagen. Langer kan alleen in uitzonderlijke gevallen en dan moet je goed kunnen onderbouwen waarom dat gerechtvaardigd is. Voor grote ondernemingen die inkopen bij mkb-bedrijven en zzp'ers geldt een strakker maximum van 30 dagen.
Praktisch: zet 14 of 30 dagen in je algemene voorwaarden en op elke factuur, en wijk daar niet van af omdat een klant erom vraagt. Accepteer je 60 dagen bij een corporate, dan weet je dat je bij een project van € 20.000 effectief twee maanden werkkapitaal voorschiet.
Zit je bureau in België of factureer je aan Belgische bedrijven, dan gelden Belgische regels met een eigen maximumtermijn en eigen rentebepalingen. Check de Belgische termijn en rentevoet in plaats van de Nederlandse over te nemen.
Het schema: vijf momenten
Het eerste bericht gaat vooraf aan de vervaldatum. Dat voelt overdreven en is het niet: het is precies het moment waarop je factuur nog zonder gezichtsverlies in een betaalronde kan worden meegenomen. Bij bedrijven met een vaste betaaldag scheelt dit een hele maand.
Van dag een tot dag zeven ga je uit van een misverstand, want in de meeste gevallen is dat ook zo. Vanaf dag veertien ga je uit van een keuze, en dan hoort je bericht een termijn en een gevolg te bevatten. Dag dertig is geen herinnering meer maar een ingebrekestelling.
| Moment | Kanaal | Toon | Doel |
|---|---|---|---|
| 3 dagen voor de vervaldatum | Servicebericht | De factuur op de juiste plek krijgen voordat hij te laat is | |
| Dag 1 na de vervaldatum | E-mail met betaallink | Neutraal | Melden dat de termijn verstreken is en betalen makkelijk maken |
| Dag 7 | E-mail plus telefoon | Zakelijk | Uitzoeken waar het vastzit: goedkeuring, PO-nummer of geen geld |
| Dag 14 | E-mail, cc naar een niveau hoger | Formeel | Termijn stellen, rente en opschorting benoemen |
| Dag 30 | Aangetekende brief of e-mail met ontvangstbevestiging | Ingebrekestelling | Laatste termijn, daarna rente, kosten en overdracht |
Wat je in elk bericht schrijft
Noem in de eerste zin het factuurnummer, het bedrag en de datum. Geen inleiding, geen verontschuldiging, geen verwijt.
Voor dag een: De betaaltermijn van factuur 2026-0148 van € 4.800 is gisteren verstreken. Mogelijk is de factuur intern blijven hangen. Betalen kan direct via de link hieronder, de factuur zit er nog een keer bij.
Voor dag veertien: Factuur 2026-0148 van € 4.800 staat nu 14 dagen open. Ik verzoek je het bedrag binnen 7 dagen te voldoen. Blijft betaling uit, dan breng ik de wettelijke handelsrente en invorderingskosten in rekening en schort ik de werkzaamheden op tot de factuur voldaan is.
Voor dag dertig: Met dit bericht stel ik je in gebreke voor factuur 2026-0148 van € 4.800, vervallen op 12 mei 2026. Ik geef je een laatste termijn van 7 dagen. Daarna draag ik de vordering over aan een incassobureau en komen die kosten voor jouw rekening.
- Factuurnummer, bedrag en vervaldatum in de eerste zin.
- De factuur als PDF erbij, elke keer opnieuw.
- Een betaallink of het IBAN met het factuurnummer als referentie.
- Vanaf dag 14: een concrete termijn in dagen en een concreet gevolg.
- Geen verwijten, want alles wat je schrijft kan later in een dossier belanden.
Wettelijke handelsrente en invorderingskosten
Tussen bedrijven geldt de wettelijke handelsrente. Die is een stuk hoger dan de gewone wettelijke rente die voor consumenten geldt, en wordt twee keer per jaar opnieuw vastgesteld op basis van de rente van de Europese Centrale Bank. Zoek het actuele percentage op voordat je het op een factuur zet, want het verandert.
De rente gaat lopen vanaf de dag na de vervaldatum. Daar hoeft in beginsel geen herinnering aan vooraf te gaan: de termijn verstrijkt en de rente loopt. Dat betekent ook dat je hem later nog kunt vorderen over de hele periode, ook als je in je eerste drie berichten niets over rente hebt gezegd.
Naast rente kun je tussen bedrijven een vergoeding voor invorderingskosten in rekening brengen. De wet gaat uit van een minimumvergoeding en een staffel over de hoofdsom, maar het exacte bedrag hangt af van je situatie en van wat je in je voorwaarden hebt afgesproken. Neem in je algemene voorwaarden op dat buitengerechtelijke kosten voor rekening van de opdrachtgever komen en check de actuele staffel voordat je een bedrag noemt.
Reken de rente uit voordat je hem in een mail zet. Bij € 4.800 die 60 dagen te laat is, kom je bij een handelsrente van rond 12% op ongeveer € 95. Dat is geen bedrag waarvoor je een relatie opblaast, maar het maakt wel duidelijk dat te laat betalen niet gratis is.
Dit is algemene informatie en geen juridisch advies.
Wanneer je het werk stillegt
Opschorten is je sterkste middel en tegelijk je gevaarlijkste. Sterk, omdat een klant die op jou wacht sneller betaalt dan een klant die alles al binnen heeft. Gevaarlijk, omdat je zelf in verzuim kunt komen als je opschort zonder dat je daar recht op hebt.
Zorg daarom voor twee dingen: een opschortingsclausule in je algemene voorwaarden, en een schriftelijke aankondiging met een termijn voordat je daadwerkelijk stopt. Kondig het aan op dag veertien en voer het uit rond dag eenentwintig als er dan nog niets is gebeurd of afgesproken.
Wat je opschort maakt uit. Doorlopend werk, een volgende sprint of het opleveren van bronbestanden kun je stilzetten. Een live site offline halen of een advertentieaccount blokkeren is een ander verhaal: dat raakt de klant in zijn omzet en levert vaker een geschil op dan een betaling.
Een bruikbare formulering: Ik houd de werkzaamheden aan het project aan vanaf maandag 8 juni tot factuur 2026-0148 voldaan is. Wat al is opgeleverd blijft beschikbaar en de planning schuift op met het aantal dagen dat de betaling uitblijft.
Wanneer je overdraagt aan een incassobureau
Rond dag 45 tot 60, na een ingebrekestelling en zonder concreet betalingsvoorstel, is verder herinneren zonde van je tijd. Dan draag je over. Elke week die je daarna nog zelf blijft mailen, verkleint de kans op betaling.
Incassobureaus werken vaak op basis van no cure no pay: je betaalt een percentage van wat er binnenkomt en de buitengerechtelijke kosten worden bij de debiteur gelegd. Vraag vooraf naar het percentage, wat het kost als er niets binnenkomt, en of ze ook gerechtelijk doorpakken.
Betwist de klant de factuur inhoudelijk, dan is incasso de verkeerde route. Dan gaat het om een geschil over de opdracht en niet om onwil, en dan hoort er eerst een gesprek of een mediationpoging te komen. Bij een niet-betwiste vordering onder ongeveer € 25.000 kun je naar de kantonrechter, waar je geen advocaat nodig hebt en de kosten beperkt blijven.
Waarom een aanbetaling dit grotendeels voorkomt
Het effectiefste middel tegen te late betaling zit voor het project, niet erna. Een aanbetaling van 30% tot 50% voordat je begint, en daarna facturen per mijlpaal in plaats van een eindfactuur, verkleinen het bedrag dat op elk moment openstaat.
Rekenvoorbeeld. Bij een project van € 12.000 met een eindfactuur loop je in het slechtste geval € 12.000 plus twee maanden werk mis. Met 40% aanbetaling en drie mijlpaalfacturen staat er nooit meer dan ongeveer € 3.000 open, en zie je bij de eerste mijlpaal al of deze klant betaalt.
Daarnaast helpt een betaallink meer dan een strengere toon. Een iDEAL-link is meestal binnen een dag betaald. Een PDF met een IBAN en 30 dagen termijn duurt gemiddeld weken.
In Incipto lopen de aanbetaling, de mijlpaalfacturen en de oplopende herinneringen mee met het project, zodat het schema niet afhangt van of ik er die week aan denk.
Veelgestelde vragen
Mag ik rente rekenen als ik dat niet op de factuur heb gezet?+
Tussen bedrijven loopt de wettelijke handelsrente vanaf de dag na de vervaldatum, ook als je er niets over hebt geschreven. Je kunt die dus later nog vorderen over de hele periode dat de factuur openstond. Wel handig om de rente in je algemene voorwaarden en op je factuur te benoemen, want dan verrast het niemand.
Wat is een redelijke betalingstermijn voor een bureau?+
14 of 30 dagen is gangbaar en werkbaar. In Nederland geldt 30 dagen automatisch als je niets afspreekt en is 60 dagen tussen bedrijven in principe het maximum. Voor aanbetalingen hoor je geen termijn te geven: die betaal je voordat het werk begint.
Wanneer stuur ik een ingebrekestelling?+
Rond dag 30 na de vervaldatum, nadat een neutrale herinnering en een formeel bericht met termijn geen resultaat hadden. Zet erin welke factuur het betreft, welk bedrag, wanneer die verviel, welke laatste termijn je geeft en wat je daarna doet. Stuur hem aangetekend of per e-mail met ontvangstbevestiging, zodat je kunt aantonen dat hij is aangekomen.
Mag ik het werk stilleggen als een factuur niet is betaald?+
Vaak wel, maar zorg dat je een opschortingsclausule in je algemene voorwaarden hebt en kondig het schriftelijk aan met een termijn. Beperk je tot werk dat nog niet is opgeleverd. Een live website offline halen of een advertentieaccount blokkeren levert eerder een geschil op dan een betaling.
Wat kost een incassobureau?+
Meestal een percentage van het bedrag dat ze binnenhalen, waarbij de buitengerechtelijke kosten bij de debiteur worden gelegd. Vraag vooraf naar het tarief en naar wat het kost als er niets binnenkomt. Bij een betwiste factuur is incasso niet de juiste route, want dan gaat het om een geschil.
Hoe voorkom ik te late betalingen bij nieuwe klanten?+
Vraag een aanbetaling van 30% tot 50% voordat je begint en factureer daarna per mijlpaal. Zo staat er nooit een groot bedrag open en merk je vroeg of iemand betaalt. Stuur een betaallink in plaats van alleen een IBAN, dat scheelt in de praktijk weken.