iDEAL-betaallink of factuur met betaaltermijn: wanneer je wat gebruikt

Een betaallink verkort de tijd tussen verstuurd en ontvangen van weken naar uren. De klant hoeft niets in te typen en kiest zijn eigen bank. Bij aanbetalingen zie je in de praktijk dat het grootste deel dezelfde dag of de volgende ochtend binnen is.

Een factuur met een termijn van 30 dagen wordt gemiddeld later betaald dan die 30 dagen, niet eerder. Reken op de termijn plus een week of twee, want de factuur moet eerst goedgekeurd worden en past dan in de volgende betaalronde. Bij een bureau met € 30.000 openstaand betekent een verschil van drie weken al een flink stuk werkkapitaal.

Er is ook een psychologisch verschil. Een link vraagt om een besluit op het moment dat de klant enthousiast is over de start van het project. Een factuur met een termijn vraagt niets, en wordt daardoor iets wat iemand anders later oppakt.

iDEAL kost een vast bedrag per transactie, in de orde van enkele tientallen centen, ongeacht het bedrag. Dat is de reden dat het voor bureauwerk vrijwel altijd de goedkoopste elektronische route is. Creditcards werken anders: daar betaal je een percentage plus een vaste fee, en dat percentage tikt aan bij grote bedragen.

Reken het door op een aanbetaling van € 3.600. Via iDEAL kost die transactie je minder dan een euro. Via creditcard kost dezelfde betaling bij 2% al € 72. Bij vijf van zulke aanbetalingen per maand is dat het verschil tussen een rekenfout en een kostenpost.

De bedragen hieronder zijn richtprijzen om mee te rekenen. Wat jij precies betaalt staat in je contract met je payment service provider, en verschilt per pakket en per volume.

Bij een aanbetaling is een betaallink de norm en verwacht niemand iets anders. Het bedrag is overzichtelijk, het moment is duidelijk en de klant wil dat het project begint. Een aanbetaling van 30% tot 50% via iDEAL of Bancontact is voor de meeste opdrachtgevers een handeling van een halve minuut.

Bij een eindfactuur kantelt dat. Die gaat vaak naar een ander persoon dan je opdrachtgever, moet door een goedkeuringsproces en wordt geboekt in een administratie. Daar hoort een factuur met een nette termijn en een duidelijke referentie bij. Stuur de betaallink er wel bij, als extra optie, niet als vervanging.

Wat je in de mail bij een aanbetaling zet, bepaalt hoe snel het gaat. Deze regel werkt: De aanbetaling van € 3.600 kun je via de link hieronder direct met iDEAL betalen. Zodra die binnen is zet ik de kickoff vast en beginnen we volgende week.

• Noem het bedrag en het percentage, niet alleen een link.
• Zeg wat er gebeurt zodra de betaling binnen is, met een datum of een week.
• Zet de link in de e-mail zelf, niet alleen in de PDF-bijlage.
• Voeg de factuur toe, ook bij een aanbetaling, want de boekhouding heeft die nodig.
• Geef bij een eindfactuur naast de link ook IBAN, factuurnummer en eventueel het PO-nummer.

Bij grote bedragen loop je tegen daglimieten aan. Wat iemand per iDEAL-transactie kan betalen, hangt af van de limiet die bij zijn eigen bank en zijn eigen rekening is ingesteld. Bij een eindfactuur van € 30.000 is de kans reëel dat het niet in een keer lukt, en dan is een overboeking gewoon sneller dan een klant die zijn limiet moet laten verhogen.

De tweede categorie is het inkoopproces. Grotere organisaties werken met een PO-nummer, een leveranciersnummer en een debiteurenportaal. Daar past een betaallink niet in: de betaling loopt via een systeem dat facturen verwerkt, niet via een persoon met een telefoon. Vraag het PO-nummer op voordat je factureert, anders komt de factuur ongelezen terug. Bijvoorbeeld: Voor deze factuur hebben we jullie PO-nummer nodig. Stuur je dat door, dan zet ik het op de factuur zodat hij door de goedkeuring komt.

De derde categorie zijn overheid en semipublieke instellingen. Die verlangen vaak een elektronische factuur in een vast formaat en via een vast netwerk. Vraag bij de eerste opdracht welk format ze willen en welk kanaal ze gebruiken, dan hoef je die factuur niet twee keer te maken.

iDEAL is een Nederlandse methode. In België gebruikt vrijwel niemand het, daar is Bancontact de standaard. Stuur je een Belgische klant een iDEAL-link, dan krijg je in het beste geval een vraag terug en in het slechtste geval een stilte van twee weken.

Zet daarom bij beide providers zowel iDEAL als Bancontact aan en laat de klant kiezen, of stel de methode in op basis van het land van de klant. Dat is een instelling van vijf minuten die je bij elke Belgische opdracht terugbetaalt.

Verder verschilt de administratie. In België werk je met het ondernemingsnummer uit de KBO in plaats van een KvK-nummer, en bij overboekingen zie je vaak een gestructureerde mededeling in plaats van een vrij referentieveld. Zet het factuurnummer dus op de plek waar de Belgische boekhouding ernaar kijkt en gebruik de KBO-tenaamstelling exact zoals die geregistreerd staat.

Voor doorlopend werk is een incasso beter dan elke maand een link. Bij een retainer van € 1.500 per maand wil je niet twaalf keer per jaar een betaalmoment organiseren. Met een machtiging die je bij de onboarding regelt, wordt het bedrag automatisch afgeschreven en hoor je alleen nog van uitzonderingen.

Er zijn twee schema's. Het gewone schema is snel te regelen, maar je klant kan een afschrijving binnen een bepaalde periode laten terugboeken. Het zakelijke schema kent dat terugboekrecht niet, maar daar moet je klant de machtiging bij zijn eigen bank registreren, en dat is een extra stap die niet iedereen meteen zet. Kondig een afschrijving altijd vooraf aan; standaard geldt een vooraankondiging van veertien dagen, tenzij je in de machtiging of je voorwaarden iets anders afspreekt.

Reken erop dat een mislukte afschrijving je een kleine vergoeding kost en een extra handeling oplevert. Spreek daarom af wat er gebeurt bij een storno: opnieuw aanbieden, of doorschakelen naar een betaallink met een korte termijn.

In Incipto lopen de aanbetalingslink, de mijlpaalfacturen en de incasso via het eigen Mollie- of Stripe-account van het bureau, zodat het geld direct op de eigen rekening staat.