Een aanbetaling is geen gunst die je vraagt. Het is de normale gang van zaken bij maatwerk: je reserveert capaciteit, dus de klant reserveert budget. Aannemers, drukkers en fotografen doen het al decennia zonder discussie. In de creatieve dienstverlening durft de helft het nog niet te vragen.
Het gaat ook niet alleen om cashflow. Een aanbetaling is het eerste signaal dat een klant echt intern akkoord heeft. Projecten die zonder aanbetaling starten, zijn de projecten waarin de merkbestanden drie weken uitblijven en de eindfactuur bij inkoop blijft hangen.
Hieronder wat gebruikelijk is, wanneer je het vraagt, hoe je het formuleert en wat je zegt als iemand nee zegt.
Waarom de aanbetaling voor de start staat
Wie begint zonder aanbetaling, financiert het project zelf. Bij een traject van € 12.000 over acht weken loopt je voorschot al snel op tot € 6.000 aan uren voordat er iets betaald is. Dat is bij één klant vervelend en bij drie klanten tegelijk een liquiditeitsprobleem.
Daarnaast filtert het. Een klant die 40% vooruit betaalt, heeft intern budget geregeld, een besluit genomen en een naam onder een contract gezet. Een klant die dat niet wil, is er vaak simpelweg nog niet, en dat wil je weten voordat je twee mensen vrijmaakt in je planning.
En het verandert de dynamiek van de rest van het traject. Als de eerste betaling al gedaan is, gaat het gesprek over het werk. Betaal je pas na oplevering, dan gaat het laatste gesprek over geld — precies op het moment dat je nog een referentie en een vervolgopdracht wil.
Hoeveel: 30, 40 of 50 procent
Er is geen wettelijk percentage. Wel een praktijk: hoe kleiner en korter het project, hoe hoger het percentage vooraf. Kleine projecten zijn snel klaar, dus de kans om nog bij te sturen op betalingen is klein.
Bij grotere trajecten zakt het beginpercentage, maar komt er een strak ritme van mijlpaalfacturen bij. Je mikt erop dat je op elk moment in het project meer betaald hebt gekregen dan je aan uren hebt uitstaan.
Voor retainers geldt iets anders: die factureer je vooruit, per maand, met een vaste datum. Achteraf factureren bij een retainer is de snelste manier om drie maanden werk uitstaand te hebben.
| Projectomvang | Aanbetaling | Rest van de betalingen |
|---|---|---|
| Tot € 2.500 | 50% | Restant bij oplevering |
| € 2.500 tot € 10.000 | 40% | 40% halverwege, 20% bij oplevering |
| € 10.000 tot € 40.000 | 30% | Maandelijkse mijlpaalfacturen |
| Boven € 40.000 | 25% tot 30% | Vaste maandtermijnen plus slottermijn |
| Retainer | Eerste maand vooruit | Elke maand vooruit, vaste datum |
Vuistregel: je uitstaande uren mogen op geen enkel moment in het project groter zijn dan wat er al betaald is.
Wanneer je het noemt in het gesprek
Niet in de offerte voor het eerst. Noem het in het gesprek waarin je de prijs noemt, in dezelfde adem, als onderdeel van hoe je werkt. Wie de aanbetaling voor het eerst in een pdf laat lezen, krijgt een mail terug met een vraag in plaats van een handtekening.
In de offerte zet je het daarna kort en zakelijk in het betaalschema, met bedragen en momenten. Geen uitleg, geen verontschuldiging. Uitleg suggereert dat het ongebruikelijk is.
Zet er ook bij wat de aanbetaling oplevert voor de klant: een vaste plek in de planning en een startdatum. Een aanbetaling die iets reserveert, voelt anders dan een aanbetaling die alleen jou beschermt.
Hoe je het formuleert
Kort, zonder mitsen. Twee regels in de offerte en één zin in de mail is genoeg. De grootste fout is te veel woorden gebruiken, want dat leest als onzekerheid en nodigt uit tot onderhandelen.
Vermijd het woord voorwaarde als je het over de start hebt; gebruik planning. Je vraagt geen toestemming om betaald te worden, je legt uit hoe de agenda werkt.
- In de offerte: 40% bij ondertekening, 40% bij oplevering van fase 2, 20% bij eindoplevering. Betaaltermijn 14 dagen.
- In de mail: Zodra de aanbetaling binnen is, zet ik de kickoff en de opleverdata vast in de planning.
- Bij een vraag erover: Dat is bij ons standaard voor maatwerk, omdat we capaciteit vastzetten zodra je ondertekent.
- Bij een nieuwe klant zonder historie: We werken bij een eerste opdracht altijd met een aanbetaling; vanaf de tweede opdracht kunnen we naar maandtermijnen.
Wat je doet als de klant weigert
Vraag eerst waarom, want er zijn drie verschillende antwoorden en die vragen alle drie iets anders. Bij een inkoopproces dat geen vooruitbetalingen toestaat — bij grote corporates en overheid komt dat echt voor — is het geen onwil. Bij een klant die zegt dat hij je nog niet kent, is het vertrouwen. Bij een klant die zegt dat hij het geld nog niet heeft, is het een rood signaal.
Bij een inkoopprobleem ruil je de aanbetaling in voor iets anders: een kortere betaaltermijn van 14 dagen, kleinere fases die je per stuk factureert, of een eerste factuur direct na ondertekening in plaats van vooruit. Bij twijfel over vertrouwen splits je het project: een betaalde eerste fase van € 1.500 tot € 2.500, apart afgerekend, en daarna de rest.
Bij het derde antwoord doe je het niet. Een klant die 30% niet kan voorschieten, kan 100% na oplevering ook niet. Dat is geen hard gesprek, dat is een rekensom, en die kun je gewoon benoemen.
De cashflowrekening, concreet
Stel: je factureert € 90.000 per jaar en werkt met vier projecten tegelijk. Zonder aanbetaling en met een betaaltermijn van 30 dagen die in de praktijk 42 dagen wordt, heb je structureel rond de € 12.000 uitstaan. Dat is het geld waarmee je een freelancer had kunnen inhuren of een maand rust had kunnen kopen.
Met 40% vooruit en een betaaltermijn van 14 dagen zakt dat naar een paar duizend euro. Het verschil in omzet is nul. Het verschil in wat je kunt aannemen, is groot, omdat je capaciteit kunt inkopen voordat je zelf betaald bent.
Neem in je voorwaarden ook op wat er gebeurt als er te laat betaald wordt. Tussen bedrijven geldt in Nederland de wettelijke handelsrente, die periodiek wordt vastgesteld en duidelijk hoger ligt dan de rente voor consumenten; zoek het actuele percentage op voordat je het in een document zet. Een betaaltermijn tussen bedrijven mag in Nederland in beginsel niet langer zijn dan 60 dagen, en wanneer je niets afspreekt geldt 30 dagen. België kent vergelijkbare regels met een maximum van 60 dagen, maar de details wijken af.
Btw en administratie rond een aanbetaling
Een aanbetaling is een gewone factuur, geen voorlopig briefje. Over een vooruitbetaling breng je in principe direct btw in rekening: bij Nederlandse afnemers 21%, of 9% als het lage tarief geldt. Op de eindfactuur verreken je de al gefactureerde termijnen zichtbaar, zodat de klant en zijn boekhouder de optelsom kunnen volgen.
Bij een zakelijke klant in een ander EU-land met een geldig btw-nummer gaat de btw meestal verlegd naar de afnemer. Controleer dat nummer via VIES en zet het samen met de vermelding btw verlegd op de factuur, ook op de aanbetalingsfactuur. Doe die controle voor de eerste factuur, niet erna.
Praktisch: laat de aanbetaling betalen via iDEAL of SEPA-incasso in plaats van een overboeking op basis van een pdf. iDEAL is meestal binnen een dag zichtbaar; een factuur op rekening kost gemiddeld een week extra, en dat is precies de week die je onboarding vertraagt. Zelf laat ik dit in Incipto meelopen met de ondertekening, zodat het betaalverzoek direct na de handtekening klaarstaat op mijn eigen Mollie-account.
Veelgestelde vragen
Hoeveel aanbetaling mag je vragen als freelancer?+
Er is geen wettelijk maximum; je mag in beginsel afspreken wat je wil, ook 100% vooruit. In de praktijk is 50% gebruikelijk bij kleine opdrachten en 30% tot 40% bij projecten vanaf ongeveer € 10.000. Boven de 50% vooruit ga je bij nieuwe klanten merkbaar meer uitleg nodig hebben.
Mag ik weigeren te starten voordat de aanbetaling betaald is?+
Ja, als je dat zo hebt afgesproken in je offerte of voorwaarden. Zet er één regel over in het betaalschema, bijvoorbeeld dat de planning wordt vastgezet na ontvangst van de aanbetaling. Zonder die regel is het een discussie, met die regel is het een afspraak.
Moet er btw over een aanbetaling?+
Bij een Nederlandse zakelijke of particuliere afnemer breng je in principe direct btw in rekening over de vooruitbetaling, meestal 21%. Bij een zakelijke afnemer in een ander EU-land met geldig btw-nummer wordt de btw doorgaans verlegd. Laat je specifieke situatie een keer door je boekhouder bevestigen, vooral bij werk over de grens.
Wat als een klant zegt dat zijn inkoopafdeling geen vooruitbetalingen doet?+
Dat komt bij grote organisaties en overheden echt voor en is meestal geen onwil. Ruil de aanbetaling dan in voor kortere fases die je per stuk factureert, of een eerste factuur direct bij ondertekening met een betaaltermijn van 14 dagen. Vraag wel om een inkoopordernummer, want zonder PO-nummer blijft daar elke factuur hangen.
Hoe vraag ik een aanbetaling zonder ongemakkelijk te doen?+
Noem het in hetzelfde gesprek als de prijs, in één zin, als hoe je werkt. Koppel het aan iets dat de klant krijgt: een vaste plek in de planning en concrete opleverdata. Ga het niet uitleggen of verdedigen, want uitleg suggereert dat het ongebruikelijk is.