Je hebt een nieuwe klant in Antwerpen of Berlijn. Factureer je met 21% btw, of zonder? Voor diensten aan zakelijke klanten in andere EU-landen is het antwoord bijna altijd: zonder, met de btw verlegd naar de klant. Maar alleen als je een paar dingen goed doet.
Het gaat vaker mis dan je zou denken. Niet omdat de regel moeilijk is, maar omdat bureaus de controle op het btw-nummer overslaan, de verleggingstekst vergeten of de kwartaalopgaaf niet doen. Als de Belastingdienst dan naheft, staat jij voor de btw. Niet je klant.
Twee vragen bepalen alles: is je klant ondernemer, en in welk land zit die. Uit die twee volgt of jij btw rekent, of dat je klant de btw in zijn eigen land aangeeft.
De hoofdregel voor diensten aan EU-ondernemers
Lever je een dienst aan een ondernemer in een ander EU-land, dan is de plaats van dienst het land van je klant. Jij factureert zonder Nederlandse btw en je klant geeft de btw aan in zijn eigen land en trekt die daar in dezelfde aangifte weer af. Dat is de verleggingsregeling, ook wel omgekeerde heffing genoemd.
Voor bureauwerk valt daar vrijwel alles onder: strategie, design, copy, webbouw, campagnebeheer, consultancy, licenties op werk dat je maakt. De uitzonderingen zitten in andere hoeken, zoals verhuur van onroerend goed, toegang tot een evenement ter plaatse of personenvervoer. Werk je aan een pand of aan een event in het buitenland, zoek die regel dan apart op.
Drie voorwaarden moeten kloppen voordat je zonder btw mag factureren. Ontbreekt er een, dan is de veilige route: 21% rekenen en later corrigeren als het alsnog klopt.
- Je klant is ondernemer, geen particulier.
- Je hebt een geldig btw-identificatienummer uit een ander EU-land, gecontroleerd op de dag dat je factureert.
- Op de factuur staan beide btw-nummers en een vermelding dat de btw verlegd is.
Twijfel over een btw-nummer is geen reden om het erop te wagen: reken 21% en stuur later een creditfactuur als het nummer geldig blijkt.
Wat er op de factuur moet staan
Een verleggingsfactuur is een gewone factuur met twee toevoegingen: het btw-identificatienummer van je klant en een expliciete vermelding dat de btw verlegd is. Zonder die vermelding is je factuur formeel niet in orde, ook als je inhoudelijk gelijk hebt.
Houd de vermelding kort en ondubbelzinnig. Dit kun je letterlijk overnemen: Btw verlegd naar de afnemer, omgekeerde heffing van toepassing. Btw-identificatienummer afnemer: BE 0123.456.789. Btw-identificatienummer leverancier: NL001234567B01.
Zet geen btw-bedrag van nul euro met een tarief ernaast. Laat het btw-veld leeg of vul daar de verleggingstekst in, zodat er geen twijfel over bestaat dat je bewust niet hebt geheven. En let op het verschil tussen nummers: het Belgische KBO-nummer is hetzelfde nummer als het btw-nummer, maar dan zonder de landcode BE ervoor. Een Nederlands KvK-nummer is een heel ander nummer dan een btw-identificatienummer.
- Factuurdatum en een oplopend, uniek factuurnummer.
- Jouw naam, adres en btw-identificatienummer.
- Naam, adres en btw-identificatienummer van je klant.
- Een duidelijke omschrijving van de dienst en de periode of datum van levering.
- Het bedrag zonder btw, plus de vermelding dat de btw verlegd is.
Zakelijk of particulier: dezelfde dienst, ander tarief
Verleggen kan alleen bij zakelijke afnemers. Verkoop je dezelfde dienst aan een particulier in een ander EU-land, dan reken je in de regel Nederlandse btw: 21%, of 9% als een verlaagd tarief van toepassing is. Voor bureauwerk is dat vrijwel altijd 21%.
Er is een uitzondering die je moet kennen als je naast diensten ook producten verkoopt. Digitale diensten aan particulieren, zoals een online cursus, een templateshop of software als abonnement, volgen de btw van het land van de consument, met een drempel voor kleine omzet en de mogelijkheid om dat via de Unieregeling in een keer aan te geven. Zit dat in je aanbod, zoek dan uit onder welke categorie het valt voordat je de eerste factuur stuurt.
In de praktijk is de vraag dus zelden welk tarief geldt, maar of je klant ondernemer is met een werkend btw-nummer. Een startende zzp'er die nog wacht op registratie, een stichting zonder btw-plichtige activiteiten, een klant die onder een kleineondernemersregeling valt: die kunnen niet altijd verleggen. Vraag het btw-nummer daarom op voordat je de offerte verstuurt, niet als de factuur al klaarstaat.
| Situatie | Btw op je factuur | Aangifte |
|---|---|---|
| Ondernemer in ander EU-land, geldig btw-nummer | Geen btw, verlegd | Rubriek voor diensten aan EU-ondernemers plus ICP-opgaaf |
| Ondernemer in ander EU-land, geen geldig nummer | 21% Nederlandse btw | Gewone binnenlandse aangifte |
| Particulier in ander EU-land | 21% Nederlandse btw | Gewone binnenlandse aangifte |
| Ondernemer buiten de EU | Geen Nederlandse btw | Aangifte, geen ICP-opgaaf |
| Nederlandse klant | 21% of 9% | Gewone binnenlandse aangifte |
De klant heeft geen geldig btw-nummer
Dit komt regelmatig voor: een net opgerichte vennootschap die nog op registratie wacht, een klant die zijn KBO-nummer doorgeeft in plaats van zijn btw-nummer, of een nummer dat in de EU-database niet als geldig terugkomt. Zonder geldig nummer mag je niet verleggen, hoe zakelijk de klant er ook uitziet.
Je hebt dan twee opties. Je factureert met 21% Nederlandse btw, waarna je klant die eventueel via een teruggaafprocedure in Nederland kan terugvragen. Dat is omslachtig en niet altijd mogelijk. Of je wacht met factureren tot het nummer geldig is, wat alleen kan als je niet aan een deadline of een boekjaar vastzit.
Vraag het gewoon direct, in gewone taal. Deze e-mailregel werkt: Voor de factuur heb ik jullie btw-identificatienummer nodig. Zonder geldig nummer moet ik 21% Nederlandse btw rekenen, en die kunnen jullie niet via je eigen aangifte verrekenen. Stuur je het nummer door, dan factureer ik met de btw verlegd.
Zet dit in je onboarding en niet in je facturatie. Het btw-nummer hoort bij dezelfde stap waarin je het factuuradres, de tenaamstelling en een eventueel PO-nummer ophaalt. Dan ligt het er voordat het geld moet stromen.
Klanten buiten de EU
Lever je een dienst aan een ondernemer buiten de EU, bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland of de Verenigde Staten, dan valt die dienst in de regel buiten de Nederlandse btw. Je factureert zonder btw, maar dit is geen intracommunautaire verlegging: de heffing verschuift naar het land van je klant volgens de regels daar.
Een controle in de EU-database heeft hier geen zin, want die bevat alleen EU-nummers. Leg in plaats daarvan op een andere manier vast dat je klant ondernemer is: een uittreksel uit het handelsregister van dat land, een lokaal btw- of tax-ID, een overeenkomst op bedrijfsnaam, correspondentie via een zakelijk domein. Bewaar dat bij het klantdossier, net zoals je een VIES-resultaat bewaart.
Zet ook hier een korte toelichting op de factuur, bijvoorbeeld: Dienst verricht voor een ondernemer buiten de EU, niet belast met Nederlandse btw. Voor particulieren buiten de EU gelden afwijkende regels per soort dienst, dus zoek die apart op als dat bij je aanbod hoort.
Let ook op de andere kant van de grens. Vooral in contracten met Amerikaanse en Britse partijen staan clausules over withholding tax. Lees die voordat je ondertekent, anders krijg je minder binnen dan je factureerde.
De ICP-opgaaf: de aangifte die het vaakst vergeten wordt
Verleg je btw naar EU-ondernemers, dan doe je naast je btw-aangifte een opgaaf intracommunautaire prestaties, kortweg ICP. Daarin staat per klant het btw-nummer met het totaalbedrag over die periode. De Belastingdienst legt jouw opgaaf naast de aangifte van je klant in het andere land. Wijken die af, dan volgen vragen.
Twee dingen moeten sluiten. Het totaal van je ICP-opgaaf hoort gelijk te zijn aan het bedrag dat je in de btw-aangifte opgeeft bij de rubriek voor diensten aan ondernemers in andere EU-landen. En het btw-nummer in de opgaaf moet exact het nummer zijn dat op je factuur staat. Een typefout is voor het systeem een afwijking.
De opgaaf volgt meestal het ritme van je btw-aangifte, dus per kwartaal, met dezelfde deadline: de laatste dag van de maand na het kwartaal. Vergeten kan een verzuimboete opleveren, dus zet de opgaaf in dezelfde herinnering als de aangifte zelf.
Zit je bureau in België, dan geldt het Belgische equivalent: de intracommunautaire opgave via Intervat, met eigen termijnen en eigen rubrieken. De regel over verleggen is Europees en dus vergelijkbaar, maar de aangifte en de nummers zijn dat niet. Bij ons in Incipto wordt het btw-nummer bij het aanmaken van een klant gevalideerd en volgt de juiste verleggingsvermelding daar automatisch uit, zodat de facturen en de opgaaf op elkaar blijven aansluiten.
Zet de ICP-opgaaf in dezelfde agendaherinnering als je btw-aangifte: dezelfde deadline, dezelfde cijfers.
Veelgestelde vragen
Wat betekent btw verlegd precies?+
Het betekent dat jij geen btw rekent en dat je klant de btw in zijn eigen land aangeeft. Jij factureert het bedrag zonder btw, met beide btw-nummers en een verleggingsvermelding op de factuur. Je klant geeft de btw daar aan en trekt die in dezelfde aangifte weer af, dus netto kost het hem niets.
Moet ik btw rekenen aan een Belgische klant?+
Aan een Belgisch bedrijf met een geldig btw-nummer reken je geen btw: je verlegt. Aan een Belgische particulier reken je wel Nederlandse btw, meestal 21%. Het onderscheid zit dus niet in het land maar in de vraag of je klant ondernemer is met een werkend btw-identificatienummer.
Wat zet ik op de factuur bij btw verlegd?+
Beide btw-identificatienummers en een korte vermelding zoals btw verlegd, omgekeerde heffing van toepassing. Daarnaast de gewone factuureisen: datum, factuurnummer, adressen, omschrijving van de dienst, leverperiode en het bedrag zonder btw. Vermeld geen btw-bedrag van nul met een tarief ernaast.
Wat als mijn klant zijn btw-nummer niet geeft?+
Dan factureer je met 21% Nederlandse btw. Verleggen mag alleen met een geldig btw-identificatienummer dat je hebt gecontroleerd, en zonder dat nummer draag jij het risico. Meld dat vooraf, want de meeste klanten leveren het nummer binnen een dag aan zodra ze weten dat het hen anders 21% kost.
Geldt btw verlegd ook voor klanten in het Verenigd Koninkrijk?+
Nee, niet in de EU-zin van het woord. Diensten aan Britse ondernemers vallen in de regel buiten de Nederlandse btw, dus je factureert zonder btw, maar dat is geen intracommunautaire verlegging. Er hoort dus ook geen ICP-opgaaf bij en een controle in de EU-database is niet mogelijk.
Moet ik een ICP-opgaaf doen bij een enkele factuur per jaar?+
Ja. Er is geen ondergrens: verleg je btw naar een EU-ondernemer, dan hoort die factuur in de opgaaf over die periode. Vergeten kan een verzuimboete opleveren, ook bij een klein bedrag.