VIES is de Europese dienst waarmee je controleert of een btw-identificatienummer bestaat en geldig is. Het is een invoerveld, een landcode en drie seconden werk. Toch is dit precies het punt waarop verleggingsfacturen sneuvelen.
De reden is simpel: de bewijslast ligt bij jou. Verleg je de btw naar een klant met een nummer dat niet geldig was, dan kan de Belastingdienst die btw bij jou naheffen. Je klant is dan meestal al lang klaar met het project en heeft geen enkele reden om alsnog 21% bij te betalen.
Een VIES-controle is geen juridische garantie dat je nooit een naheffing krijgt. Het is wel het belangrijkste bewijs dat je te goeder trouw hebt gehandeld, en in de praktijk is dat waar het gesprek met een controleur op uitdraait.
Waarom jij het risico draagt en niet je klant
Als je zonder btw factureert, doe je een beroep op een uitzondering. Wie een uitzondering gebruikt, moet kunnen aantonen dat die van toepassing was. Dat betekent: aantonen dat je klant ondernemer was in een ander EU-land en dat zijn btw-nummer geldig was op het moment van factureren.
Kun je dat niet aantonen, dan is de uitkomst zelden een discussie over goede bedoelingen. De btw wordt bij jou nageheven, met rente, en mogelijk met een boete. Vervolgens mag jij bij een klant van twee jaar terug aankloppen met een aanvullende factuur voor btw die je toen niet rekende.
Daarom is de controle geen administratieve formaliteit, maar het moment waarop je risico afdekt. Het duurt korter dan het opmaken van de factuurregel eronder.
Hoe de controle werkt
VIES vraagt live op bij de belastingdienst van het land van je klant. Er zit dus geen Europese kopie van alle btw-nummers achter, maar een doorgeefluik naar nationale databases. Dat verklaart waarom de uitkomst soms per dag of per uur verschilt.
Je voert de landcode en het nummer in, zonder spaties, punten of streepjes. Vul daarnaast je eigen btw-nummer in als het formulier daar ruimte voor biedt. Bij veel lidstaten krijg je dan een raadplegingsnummer terug, en dat nummer is sterker bewijs dan een screenshot.
De uitkomst is geldig of niet geldig, soms met naam en adres van de onderneming. Niet elk land geeft die gegevens vrij, dus een leeg naamveld bij een geldig nummer is normaal. Wat je wel altijd wil zien: dat de teruggegeven gegevens, als ze er zijn, matchen met de klant op je offerte.
| Land | Opbouw btw-nummer | Let op |
|---|---|---|
| Nederland | NL, 9 cijfers, de letter B, 2 cijfers | Het btw-identificatienummer is niet je KvK-nummer |
| België | BE plus 10 cijfers, beginnend met 0 of 1 | Gelijk aan het KBO-ondernemingsnummer, met BE ervoor |
| Duitsland | DE plus 9 cijfers | De USt-IdNr is een ander nummer dan de Steuernummer |
| Frankrijk | FR plus 11 tekens | Kan letters bevatten, niet alleen cijfers |
| Ierland | IE plus 8 of 9 tekens | Bevat vaak een letter in het midden of aan het eind |
Wat je vastlegt als bewijs
Een controle die je niet hebt vastgelegd, heb je voor de Belastingdienst niet gedaan. Bewaar daarom niet alleen de uitkomst maar ook wanneer en waarop je die uitkomst baseerde, en koppel het aan het klantdossier in plaats van aan je eigen geheugen.
Bewaar het bij de klant en niet in een losse map met screenshots. Bij een controle wil je binnen een minuut per factuur kunnen laten zien welk nummer je gebruikte en wanneer je het checkte.
- Datum en tijdstip van de controle.
- Het gecontroleerde nummer, exact zoals ingevoerd, inclusief landcode.
- De naam en het adres die teruggegeven worden, als dat land die vrijgeeft.
- Het raadplegingsnummer, als je dat krijgt door ook je eigen btw-nummer in te vullen.
- Een PDF of screenshot van het resultaat, opgeslagen bij het klantdossier.
- Het factuurnummer of de offerte waarvoor je de controle deed.
Controleer op de dag dat je factureert, niet alleen op de dag dat je de klant binnenhaalt: daar kan een kwartaal tussen zitten.
Een mislukte controle betekent niet altijd dat het nummer ongeldig is
Dit is het meest praktische inzicht van deze pagina. Omdat VIES doorvraagt bij een nationale database, kan een niet-geldig antwoord ook betekenen dat de verbinding het even niet doet. Direct 21% factureren op basis van een enkele mislukte poging is te snel.
Loop de mogelijke oorzaken langs voordat je conclusies trekt, en probeer het een dag later nog eens op een ander moment.
- De nationale database van dat land is tijdelijk onbereikbaar, dus je krijgt geen antwoord in plaats van een afwijzing.
- Verkeerd formaat: spaties, punten, een dubbele landcode, of een KBO-nummer zonder BE ervoor.
- Het nummer bestaat, maar is niet geactiveerd voor intracommunautaire transacties.
- De klant is net geregistreerd en staat nog niet in de database van zijn land.
- Naam en adres komen niet terug omdat dat land die gegevens niet vrijgeeft, terwijl het nummer wel geldig is.
- De klant gaf het nummer van de holding en factureert vanuit een werkmaatschappij, of omgekeerd.
Wat het kost als je het misloopt
Reken het een keer uit, dan onthoud je het. Bij een project van € 12.000 dat je zonder btw factureerde terwijl verleggen niet mocht, gaat het over 21%, dus € 2.520, plus rente over de tussenliggende periode. Bij drie zulke projecten in een jaar zit je op ruim € 7.500.
Dat bedrag is bijna nooit terug te halen bij de klant. Contractueel kun je opnemen dat btw die alsnog blijkt verschuldigd te zijn voor rekening van de opdrachtgever komt, en dat is een verstandige clausule, maar in de praktijk is een klant van twee jaar terug lastig te bewegen. Zeker als het bureau dat de fout maakte om het geld komt vragen.
Zet er de kosten van de controle tegenover: een paar seconden per factuur en een PDF in het dossier. Dit is een van de weinige risico's in een bureau dat je vrijwel gratis kunt wegnemen.
Hoe vaak je hercontroleert bij vaste klanten
Een geldig nummer blijft niet automatisch geldig. Bedrijven stoppen, splitsen, fuseren, wisselen van rechtsvorm of verhuizen naar een ander land. Bij een retainer die twee jaar loopt, is de controle uit maand een niets meer waard in maand vierentwintig.
Een werkbaar schema: altijd bij de eerste factuur, daarna elk kwartaal voor doorlopende klanten, en meteen opnieuw bij elk signaal dat er iets aan de entiteit verandert. Bij grote facturen controleer je altijd apart, ongeacht het schema. Een controle voor een factuur van € 40.000 is nooit overbodig.
Signalen om op te letten: een gewijzigde tenaamstelling in de mail, een nieuwe factuurentiteit, een ander land in het adres, een nieuw aanspreekpunt met een ander e-maildomein, of een klant die vertelt dat er is geherstructureerd. Plan de kwartaalcontrole in hetzelfde ritme als je ICP-opgaaf, dan doe je alle nummers in een keer en sluit de opgaaf aan bij wat je hebt gecontroleerd.
Bij een doorlopende klant controleer je per kwartaal, in hetzelfde ritme als je btw-aangifte en ICP-opgaaf.
Veelgestelde vragen
Is een VIES-controle wettelijk verplicht?+
Er is geen losse verplichting om een knopje in te drukken, maar je moet wel kunnen aantonen dat je klant een geldig btw-nummer had toen je zonder btw factureerde. Een gedocumenteerde controle is daarvoor het gangbare bewijs. Zonder dat bewijs draag jij het risico van een naheffing.
Wat doe ik als een btw-nummer niet geldig is volgens VIES?+
Probeer het eerst opnieuw en check het formaat, want een mislukte controle betekent soms dat de nationale database eruit ligt. Blijft het nummer niet geldig, vraag de klant dan om het nummer zoals het bij zijn belastingdienst geregistreerd staat. Zolang je geen geldig nummer hebt, factureer je met 21% Nederlandse btw.
Kan ik met een KBO-nummer een btw-nummer controleren?+
Ja, want het Belgische btw-nummer is het KBO-ondernemingsnummer met BE ervoor. Voer het in als BE plus de tien cijfers, zonder punten of spaties. Let erop dat niet elke onderneming in de KBO ook btw-plichtig en geactiveerd is voor intracommunautaire transacties.
Hoelang moet ik het bewijs van een VIES-controle bewaren?+
Houd dezelfde termijn aan als voor je overige administratie, dus in Nederland zeven jaar. Bewaar het bij het klantdossier en niet als losse screenshot, zodat je het per factuur kunt terugvinden. Een PDF met datum en raadplegingsnummer is genoeg.
Hoe vaak moet ik het btw-nummer van een vaste klant opnieuw checken?+
Elk kwartaal is een goede standaard voor doorlopende klanten, en daarnaast direct bij elke wijziging in naam, rechtsvorm of factuurentiteit. Bij een grote factuur check je altijd apart. Een nummer dat vorig jaar geldig was, kan dat nu niet meer zijn.